회사 메일과 자료를 지키는 방법
매일온이 지금 실제로 운영하고 있는 보호 장치만 정리했습니다.
여섯 가지로 나누어 지킵니다
어려운 용어보다 먼저, 각 구역이 하는 일을 한 문장으로 적었습니다.
접속·계정
비밀번호가 새어 나가도 2단계 인증과 로그인 제한으로 한 번 더 막을 수 있습니다.
메일 보호
받는 메일은 스팸·바이러스·사칭 검사를 거친 뒤에 메일함에 들어옵니다.
파일·대화 보호
밖으로 나가는 파일 링크와 대화 속 중요정보를 회사가 정한 기준으로 관리합니다.
데이터·운영
데이터는 국내 서버에 회사별로 나누어 저장하고 매일 백업합니다.
관리·기록
누가 언제 무엇을 바꿨는지 기록으로 남고, 퇴사와 자료 보존도 절차대로 처리합니다.
개인정보
개인정보를 어떻게 다루는지 문서로 공개하고, 보유 기간을 정한 폼 응답은 기간이 지나면 파기합니다.
받는 메일 한 통이 거치는 보호 단계
밖에서 보낸 메일은 아래 순서로 검사를 거친 뒤에 메일함에 들어옵니다.
받는 메일은 암호화 연결, 처음 보는 서버 확인(회사가 켠 경우), 바이러스 검사, 보낸 곳 확인, 스팸·악성 문서 판정을 차례로 거친 뒤 받은편지함·스팸함·격리함 가운데 한 곳에 들어가고, 메일을 열 때 사칭 경고를 보여 줍니다.
- 1연결할 때
암호화 연결
보내는 서버가 지원하면 암호화된 연결로 메일을 받습니다.
- 2연결할 때
처음 보는 서버 확인
처음 보내는 서버는 잠시 뒤 다시 보내게 해서, 한 번 보내고 마는 스팸 발송기를 거릅니다.
- 3받는 동안
바이러스 검사
첨부파일에서 바이러스가 나오면 그 메일은 받지 않고 돌려보냅니다.
- 4받는 동안
보낸 곳 확인
보낸 사람 주소가 정말 그 회사에서 온 것인지 확인합니다.
- 5받는 동안
스팸·악성 문서 판정
스팸 점수와 매크로가 든 오피스 문서 검사 결과를 회사 정책에 맞춰 판정합니다.
판정 결과에 따라 나누어 넣습니다
메일이 도착하는 곳
- 받은편지함문제가 없는 메일
- 스팸함스팸으로 판정한 메일
- 격리함위험해 보이는 메일은 따로 보관합니다. 확인한 뒤 해제를 요청할 수 있습니다
- 6메일을 열 때
사칭 경고
우리 회사 사람이나 도메인을 흉내 낸 외부 메일에는 경고를 띄웁니다.
접속과 계정 보호
비밀번호 하나에만 기대지 않습니다. 2단계 인증과 로그인 제한, 기록과 알림으로 계정을 지킵니다.
전송 구간 암호화
웹, 메일 앱(IMAP·SMTP), 캘린더·주소록 연결이 모두 암호화(TLS)로 오갑니다. 다른 회사 메일 서버와 주고받을 때도 암호화 연결을 요구합니다(MTA-STS).
2단계 인증
비밀번호에 더해 인증 앱의 일회용 번호로 로그인합니다. 회사가 2단계 인증을 필수로 지정할 수 있습니다.
비밀번호 정책
회사·그룹별로 비밀번호 길이와 조합, 변경 주기를 정합니다. 관리자가 비밀번호를 초기화하면 다음 로그인 때 직원이 새로 정하게 합니다.
메일 앱용 앱 비밀번호
휴대폰·PC의 메일 앱과 캘린더 연결에는 로그인 비밀번호 대신 앱 전용 비밀번호를 따로 만들어 씁니다. 기기를 잃어버리면 그 비밀번호만 지우면 됩니다.
해외 로그인 차단
해외에서 오는 로그인을 한 번에 막거나, 허용·차단할 IP와 국가를 따로 정합니다. 등록한 기기에서만 로그인하게 할 수도 있습니다.
자세히각자 설정에서 켬로그인 기록·새 기기 알림
언제 어느 국가·기기·브라우저에서 로그인했는지 기록으로 확인합니다. 처음 보는 기기나 IP 주소에서 로그인하면 메일로 알려 드립니다.
로그인 실패가 몰리면 보류
한 계정에 비밀번호 오류가 짧은 시간에 몰리면, 그 계정을 쓴 적 없는 기기의 로그인을 잠시 받지 않습니다. 쓰던 기기에서는 그대로 로그인됩니다.
유휴 자동 로그아웃
일정 시간 조작이 없으면 자동으로 로그아웃합니다. 시간은 관리자가 정합니다.
자세히회사 설정으로 켬
메일 보호
받는 메일은 스팸·바이러스·사칭 검사를 거치고, 보내는 메일에는 우리 회사가 보낸 것이 맞다는 서명을 붙입니다. 중요한 메일은 잠그거나 승인을 받은 뒤에 보낼 수 있습니다.
스팸 차단
스팸 필터와 그레이리스팅으로 받는 메일을 거릅니다. 차단 강도와 허용·차단 목록은 회사마다 관리자 화면에서 정합니다.
바이러스·악성 문서 검사
첨부파일은 바이러스 검사를 거치고, 매크로가 든 오피스 문서도 따로 검사합니다.
보내는 메일 인증
보내는 메일에 DKIM 서명을 붙이고, 받는 메일은 SPF·DKIM·DMARC로 보낸 곳이 맞는지 확인합니다.
사칭 메일 경고
우리 회사 사람이나 도메인을 흉내 낸 외부 메일에는 메일을 열 때 경고를 띄웁니다.
기밀 메일
받는 사람이 비밀번호를 넣어야 열리는 메일입니다. 전달과 원본 저장을 제한합니다.
승인 메일
상사가 승인한 뒤에 밖으로 나가는 메일입니다. 승인 전에는 발송되지 않습니다.
파일과 대화 보호
밖으로 나가는 파일 링크에는 기한과 비밀번호를 걸 수 있습니다. 대화에 섞여 나가는 중요정보는 회사가 정한 기준으로 한 번 더 확인합니다.
드라이브 외부 링크 보호
밖으로 보내는 파일 링크에 만료일과 비밀번호, 이메일 확인 코드를 걸 수 있습니다. 링크가 언제 열렸는지 열람 기록이 남습니다.
보기만 공유·워터마크
내려받지 못하고 보기만 하도록 공유합니다. 미리보기에 워터마크를 넣는 것은 회사 정책으로 켭니다.
드라이브 소개 보기회사 설정으로 켬메신저 중요정보 검사
주민등록번호·카드번호 같은 중요정보가 든 메시지는 보내기 전에 경고하거나 가려서 보냅니다.
메신저 소개 보기회사 설정으로 켬메신저 내려받기 금지
휴대폰에서 파일 내려받기를 막고 미리보기에 워터마크를 넣습니다. 방장이 방 단위로 내려받기를 막을 수도 있습니다.
메신저 소개 보기회사 설정으로 켬
데이터와 운영
데이터를 어디에, 어떻게 보관하는지 정리했습니다. 해지한 뒤의 파기 절차까지 포함합니다.
국내 서버
메일과 데이터는 국내에 있는 서버에 저장됩니다.
매일 백업
서비스 데이터는 매일 별도 저장 장치에 백업합니다.
회사별 분리
계정과 데이터는 회사(도메인)별로 나뉩니다. 회사 주소에서는 그 회사 계정으로만 로그인할 수 있습니다.
해지 후 데이터 파기
해지하면 바로 로그인할 수 없고, 30일이 지나면 데이터 파기 절차를 진행합니다.
관리와 기록
누가 언제 무엇을 바꿨는지 기록으로 남깁니다. 퇴사와 자료 보존도 정해진 절차로 처리합니다.
관리 작업 기록
계정 생성·삭제, 권한·정책 변경 같은 관리자 작업은 누가 언제 했는지 기록으로 남습니다.
삭제 잠금(자료 보존)
분쟁이나 감사에 대비해 관리자가 사람·대화방을 지정하면, 보관 기간이 지나도 그 메신저 기록을 지우지 않습니다. 게시판에도 보존 잠금을 걸 수 있습니다.
퇴사 처리와 인계
퇴사 처리 때 드라이브 폴더별로 받을 사람을 정해 넘깁니다. 퇴사한 계정이 만든 외부 공유 링크는 자동으로 꺼지고, 남은 예약 메일은 기본으로 취소됩니다.
매일온이 하지 않는 말
보안 안내는 부풀리기 쉬워서, 쓰지 않는 표현을 먼저 정해 두었습니다.
받지 않은 인증을 내세우지 않습니다
외부 보안 인증은 받기 전에는 표시하지 않습니다.
종단간 암호화라고 말하지 않습니다
매일온은 종단간 암호화 방식이 아닙니다. 전송 구간을 암호화하고, 서버에서는 접근 권한과 회사별 분리로 데이터를 보호합니다.
보안 문제를 발견하셨나요
취약점이나 의심스러운 동작을 발견하면 알려 주세요. 확인한 뒤 답변드립니다. 아래 내용을 함께 적어 주시면 빨리 확인할 수 있습니다.
- 문제가 보인 주소나 화면
- 다시 확인할 수 있는 순서
- 발견한 날짜와 시각
스팸·사칭 발송 같은 오남용 신고도 같은 주소로 받습니다.